Tietosuoja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on kassan sääntöjen mukaisten lisäetuuskorvausten ja sairausvakuutuslain mukaisten etuuksien käsittely ja maksaminen, asiakaspalvelu sekä korvauksiin liittyvä tilastointi ja raportointi. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on myös kassan jäsenyyssuhteen hoito, asiakaspalvelu ja jäsenyyteen perustuva tilastointi ja raportointi. Perusteena käsittelylle on työnantajan antama suostumus jäsenyydestä ja Vakuutuskassalain mukainen toiminta (Tietosuoja-asetus artikla 9.2.)

Henkilötietoryhmien tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Muilta kuin rekisteröidyltä itseltä saatujen tietojen sisältö - yksilöintitiedot asiakkaasta, rekisteröityjen työnantajatiedot, palveluntuottajilta saatava tieto, jäsenmaksutiedot, palkattomat poissaolot.

Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja luovutetaan vain asiakkaan suostumuksella, asiakkaan erillisestä pyynnöstä tai Vakuutuskassalain 165c§ mukaisesti lautakunnille sekä tieteelliseen tai historialliseen tutkimukseen. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterien suojaus

Henkilötietoja käsittelevät kassan toimihenkilöt ja hallituksen jäsenet ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia Vakuutuskassalain 165 § nojalla. Nämä henkilöt ovat allekirjoittaneet vaitiolo- ja salassapitositoumukset. Nimetyt käyttövaltuudet ja tehtävät rajaavat oikeutta käsitellä henkilötietoja. Kassan tiloihin on pääsy vain kassan henkilöstöllä ja asiakkaalla kassan henkilöstön ollessa läsnä. Kaikki kassan toimintaan liittyvät asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa, lukituissa kaapeissa. Asiakaspalvelutilanteessa asiakas tunnistetaan pyytämällä häntä kertomaan henkilötunnuksensa ja tarvittaessa esittämään henkilötodistus tai ajokortti. Asiakaspalvelutilanteessa varmistetaan, etteivät ulkopuoliset kuule keskustelua tai näe toista asiakasta koskevia asiakirjoja.

Henkilötietojen säilyttämisaika
Jäsenyyteen liittyviä asiakirjoja säilytetään toistaiseksi. Jäsenyyden päättymisen jälkeen asiakirjoja säilytetään kuluva vuosi + 6 vuotta. Etuusasioihin liittyviä asiakirjoja säilytetään Kirjanpitolain mukaisesti kuluva vuosi + 6 vuotta tai käyttötarkoituksen mukaisesti. Asiakirjat hävitetään tietosuoja huomioiden.

Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöllä on oikeus tarkastaa, pyytää virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista sekä pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti kassalle.